Wann kommt das papierlose Büro?

Sicher kennen Sie das: Viele Rechnungen bekommen Sie entweder per mail oder Sie müssen sich in sämtliche Accounts einloggen, um die Rechnungen herunterzuladen. Andere Rechnungen kommen noch tradtionell per Post. Was ist jetzt richtig, die einen ausdrucken oder die anderen scannen? Dazu kommt die gesetzliche Bestimmung, dass digtal empfangene Rechnungen auch digital archiviert werden müssen. Aber wie? Die digitalen Eingangsrechnungen einfach in einem Ordner auf der Festplatte abzulegen, ist nicht sinnvoll. Die Dateinamen geben selten den Absender und Betrag preis. Ein Archivierungssystem muss her, das auch für den Steuerberater zugänglich ist und wo man Belege bei Bedarf auch findet.

Wenn Sie in den letzten Jahren eine Rechnung von uns bekommen haben, wurde sie mit Fastbill geschrieben. Fastbill ist eine Software zum Rechnungen schreiben, archivieren und verarbeiten, die auf einem Webserver läuft und über den normalen Webbrowser (z.B. Firefox), benutzt wird. Was zunächst einmal seltsam klingt, hat durchaus viele Vorteile:

  1. Die Rechnung ist immer im eigenen Corporate Design. Sicher geht das auch mit einem Schreibprogramm oder einer Layoutsoftware. Aber:
  2. Wir haben die Rechnungsvorlage mit (fast) jedem internetfähigen Gerät jederzeit zur Verfügung. Ich kann also direkt vor Ort beim Kunden eine Rechnung anlegen und sofort per E-mail verschicken. Und was die Layoutsoftware auch nicht kann:
  3. Eine gültige Rechnungsnummer wird automatisch vergeben.
  4. Wir können Produkte (z.B. meine Arbeitsstunde) einmal anlegen und dann in jeder Rechnung verwenden.
  5. Verschiedene Mehrwertsteuersätze in einer Rechnung sind auch kein Problem, die Rechnung gibt immer die Nettosume und die Umsatzsteuer-Beträge, sortiert nach Mehrwertsteuer-Sätzen aus.
  6. Die Rechnung wird rechtssicher per Mail verschickt.
  7. Eingehende Zahlungen können leicht zugeordnet werden, auch in Teilbeträgen. Bei Zahlung mit Paypal sogar automatisch.

Ein weiterer Bereich ist die Archivierung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen. Auch hier können Mehrwertsteuersätze erfasst werden und und Zahlungsausgänge vermerkt werden. Der Ist-Stand der zu zahlenden Umsatzsteuer ist jederzeit abrufbar. Die Ergebnisse können Datev-kompatibel exportiert werden, zugegebenermaßen arbeiten wir noch daran, diesen Teil für uns zu nutzen.

An einer Stelle muss man sehr konsequent mit sich sein, um die Vorteile von Fastbill nutzen zu können: Jede Eingangsrechnung muss sofort gescannt und hochgeladen werden, wenn sie auf Papier kommt oder einfach nur hochgeladen, wenn sie digital kommt. Danach schon fängt die erhebliche Arbeitserleichterung an.

Zur Transparenz: Fastbill zahlt uns eine kleine Provision, wenn Sie per Klick auf den Banner buchen. Und wir haben ein paar Ideen für freie Filme im Kopf, für die wir etwas Startgeld brauchen.

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